W dniach 9-10 kwietnia 2018 r. w Nowym Jorku (Stany Zjednoczone) odbyło się seminarium pt. „EU – UN Procurement Seminar”. W seminarium uczestniczyli przedstawiciele polskich firm i przedstawicieli administracji: Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP i Wydziału Promocji, Inwestycji i Handlu Konsulatu Generalnego RP w Nowym Jorku. W zw. z udziałem polskich firm w seminarium, PARP i MSZ RP wspólnie przygotowały i zrealizowały komponent gospodarczy.

EU – UN Procurement Seminar” jest organizowanym corocznie seminarium dedykowanym firmom z siedzibą w Unii Europejskiej, które są zainteresowane aktywnym udziałem w rynku zamówień systemu Organizacji Narodów Zjednoczonych. Tegoroczną, 15 edycję seminarium otworzyła amb. Joanne Adamson, Stały Przedstawiciel UE przy ONZ. W ramach seminarium odbyły się prelekcje dot.:

  • funkcjonowania systemu ONZ i rynku przetargów;
  • zamówień realizowanych przez poszczególne organizacje i programy systemu ONZ, w tym: UN Development Program, UNOPS, UNICEF, Office of the USG (Environmental Section);
  • projektów realizowanych w formie zamówień przez grupę Banku Światowego;
  • oferty sieci United Nations Global Compact.

Uczestnicy seminarium mieli również możliwość udziału w warsztatach z przedstawicielami UN/PD i DFS. Warsztaty dotyczyły zagadnień:

  • logistyki i transportu;
  • zarządzania odpadami i energią;
  • IT, cyberbezpieczeństwa i optymalizacji działań zw. z misjami pokojowymi;
  • budownictwa;
  • dostaw wody i rozwiązań mających na celu jej uzdatnianie.

Warsztatom towarzyszyły panele dot. drogi do sukcesu europejskich firm w w/w branżach.

Dodatkowo firmy mogły uczestniczyć w spotkaniach w formule:

  • business to business: z przedstawicielami firm z siedzibą w UE, w tym: z Hiszpanii, Portugalii, Czech, Austrii, Niemiec, Włoch, Danii,
  • business to procurers: z przedstawicielami pracowników departamentów zamówieniowych UN USG for Field Support, UN USG for Management, OCSS, UN/PD, UNDP, UNOPS, UNICEF, Office of the USG/Environmental Section, Banku Światowego, UN Global Compact.

W trakcie seminarium każdy z uczestników miał możliwość rejestracji w bazie United Nations Global Marketplace przy asyście pracowników UN/PD.

 

Należy zwrócić uwagę na postulaty przekazane uczestnikom seminarium przez pracowników UN/PD, dot. strategii wejścia na rynek zamówień systemu ONZ:

  1. Rejestracja w bazie United Nations Global Marketplace

Pierwszy, niezbędnym krokiem dla aktywnego udziału w rynku zamówień ONZ jest rejestracja w elektronicznej bazie United Nations Global Market: www.ungm.org Baza jest źródłem informacji o instytucjach zamawiających i ogłoszeniach przetargowych, potencjalnych dostawcach, najlepszych praktykach, publikacjach.

Możliwa jest rejestracja na: poziomie podstawowym (basic level), poziomie 1 i 2 (level 1, 2). Obowiązek rejestracji na odpowiednim poziomie w bazie UNGM jest wskazana w dokumentacji przetargowej.

  1. Obserwacja Expressions of Interest (EOI)

EOI jest informacją dla zamawiającego o zainteresowaniu dostawcy udziałem w przetargu. EOI są publikowane w UNGM.

  1. Znajomość form zaproszenia do udziału w przetargu

Podstawowe formy zaproszenia do składania ofert w przetargu to:

  • invitation to bid (ITB),
  • request for proposal (RFP).

W przypadku ITB zamawiający w dokumentacji przetargowej precyzyjnie określa finansową i techniczną część zamówienia.

W RFP część techniczna zamówienia nie może być określona precyzyjnie, co umożliwia potencjalnemu dostawcy na przygotowanie rozwiązań. RFP dot. głównie zamówień w obszarze IT, nowych technologii i tzw. smart peacekeeping.

  1. Wybór właściwego przetargu

Potencjalny dostawca powinien upewnić się, że spełni warunki wskazane w ogłoszeniu o przetargu. Zamawiający poszukuje dodatkowo wartości dodanej, ciekawych rozwiązań technologicznych, spełniających standardy środowiskowe i społecznej odpowiedzialności biznesu.

  1. Znajomość kryteriów oceny ofert

Niezbędne jest dokładne zapoznanie się z kryteriami oceny ofert, stanowiącymi część ogłoszenia o przetargu. W razie niejasności należy podjąć kontakt z zamawiającym.

  1. Staranne przygotowanie oferty

Przygotowanie oferty w formie katalogu lub w formie ogólnej oferty biznesowej nie jest pożądane. Oferta powinna być przygotowana starannie, w sposób „szyty na miarę” dla konkretnego przetargu, możliwie ze wskazaniem wartości dodanej dla danego przetargu.

  1. Znajomość ogólnych warunków zawierania umów

Potencjalny dostawca powinien zapoznać się z ogólnymi warunkami zawierania umów (general terms and conditions). Wyrażenie zgody na w/w warunki umożliwia udział w postępowaniu. Warunki te co do zasady nie podlegają negocjacji. W szczególności należy zwrócić uwagę na regulację dot. płatności oraz warunków dostawy.

  1. Dochowanie formy oferty przetargowej i innych dokumentów, dochowanie terminów

Co do zasady oferta powinna być doręczona w odrębnych kopertach: dla części technicznej oferty i dla części finansowej. Oferta musi zostać doręczona z zachowaniem terminu.

  1. Prośba o informację zwrotną

Dobrą praktyką jest prośba o informację zwrotną skierowana przez oferenta do zamawiającego w przypadku niepowodzenia w procedurze przetargowej. W informacji zwrotnej wskazane są mocne i słabe strony oferty.

  1. Właściwe nastawienie

Konieczne jest właściwe nastawienie oraz korzystanie z wiedzy podmiotów, które uczestniczą w rynku zamówień ONZ z sukcesem.

 

Poza programem seminarium, firmy uczestniczyły:

  • w panelu business to business przeprowadzonym przez PARP we współpracy z ICS InternationalisierungsCenter Steiermark GmbH z siedzibą w Wiedniu (Austria);
  • spotkaniu w formule business mixer z firmami amerykańskimi w zw. z zaproszeniem Wydziału Promocji, Inwestycji i Handlu Konsulatu Generalnego RP w Nowym Jorku.

 

Opracowanie: Małgorzata Ignatowicz, DWP PARP